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報告書術

1.はじめに
報告書作成はどんな役職でも常日頃から業務の一貫として行われるのは当然です 。当然のことではありますが、大企業においても基本ができていない方もいらっしゃいます。そこで今回、報告書術をテーマにコツを紹介します。
2.報告書術
①報告書に報告書提出者の見解、提案を入れる。
製造メーカーなど特に行わなければならないですが、上司に生のデータの結果を報告書にし、ただ提出するだけでは、上司はその書類及びデータが何を意図しているのかわからないです。報告書の提出者は、ただ生のデータを渡すのではなく、何に懸念を持ち、今後改善策が無いか、書かなければならないです。逆にコメントを入れなければ、報告書からだけでは読み取ることは難しいので、その書類自体活用されずにゴミになってしまう可能性が高いです。4時間も掛けて作成した書類は、書き方によってゴミになるかどうかが決まります。自分の提案事項・見解を入れることは、次にどのように繋げるべきか、頭の整理にもなります。
②報告書を提出する際に、報告書の主な要点、注意事項を伝える。
報告書を何枚も渡された場合、見るほうは面倒です。そのため、報告書を渡す際に要点が何かを整理し、そして提出する際には必ず一言説明して渡すのは鉄則です。ページ数が多いレジュメは特にそうですが、上司からレジュメを配布する際にもポイントを伝えて渡すと良いです。ページ数が多い書類は、書類がファイルの中に保管されたままになるケースが多いです。ポイントを教えて書類の重要性を伝えることによって、その書類が生かされます。
③図形を使う。
報告書を見る側としては、報告書に文字がずらずら並んでいると、何が言いたいかわからないです。特に数字を使用しているときには当然ですが、図表(ヒストグラム、折れ線グラフ)を使用して一目瞭然となっていると意図していることが伝わりやすいです。
④報告書の要約を一枚入れる。
報告書のページ数が多い場合、最初の一枚目に要約された書類を作成します。特に、目次などを作成すると尚読みやすいです。また、文章の題目ごとに要約された一行を入れると、読む側は速読ができるので、報告書を作成する際には意識して作成して欲しいです。
3.最後に
報告書を作るのは面倒かと思いますが、報告書を作成してから半年後・1年後と月日がたった際に、情報を整理することができます。また、報告書を作らないことによりお客様に同じことを質問してしまうと言う失礼なことも起きてしまいます。更に、部署移動が行われた際に報告書の記録が無ければ、短期間での引継ぎも難しいです。更に、作業手順書を作る際に報告書があると、決まりを作りやすいです。文書を作るのは大変ですが、是非報告書は地道に作成してください。